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Saiba o que é e como funciona o EDI Proceda

Nas relações dentro do segmento de transporte e logística, as empresas precisam enviar umas para as outras, diariamente, diversos documentos dos mais variados tipos. É para facilitar esse trabalho que existe o EDI (Eletronic Data Interchange, ou Intercâmbio Eletrônico de Dados), uma tecnologia que viabiliza a comunicação padronizada entre sistemas de informação diferentes, independentemente de quem os desenvolveu. No Brasil é usado o padrão EDI Proceda.

Com ele, é possível reduzir a burocracia e ganhar tempo nas atividades do dia a dia, pois com a quantidade de informações que fazem parte das transações, como o CT-e, as notas fiscais e os documentos de cobrança, seriam necessários inúmeros e-mails e ligações para que todos os dados pudessem ser transmitidos de um elo ao outro da cadeia logística.

Vamos conhecer melhor essa tecnologia e as vantagens que ela pode oferecer à sua empresa? Siga com a gente e entenda como funciona o EDI Proceda.

O que é o EDI Proceda?

Pensando na importância da logística para a cadeia de suprimentos, uma vez que a relação entre as empresas depende do transporte dos produtos, foi criado um padrão de EDI somente para esse processo, ficando conhecido como EDI Proceda, o nome da empresa que desenvolveu esse modelo. Basicamente, o EDI Proceda é um layout padrão para os arquivos logísticos, utilizado pelas empresas para fazer a troca de arquivos e informações.

Por meio dele, embarcadores e transportadoras podem trocar os dados necessários de forma automatizada utilizando seus próprios sistemas de informação. Isso é possível porque no padrão Proceda as comunicações são feitas, exclusivamente, em arquivo .txt.

Então, por mais que o embarcador Alfa envie para a transportadora Beta um documento de cobrança feito no seu sistema de gestão, o arquivo é facilmente lido pelo software da transportadora. Isso torna desnecessário fazer a digitação manual ou a transmissão por e-mail, agilizando o trabalho do dia a dia.

Principais usos do EDI Proceda

O EDI Proceda faz sua comunicação por meio de tipos de arquivos, que podemos definir como “mensagens” entre a transportadora e o embarcador. Elas dividem-se em cinco arquivos diferentes, cada um com uma função específica dentro do processo. Veja quais são:

• NOTFIS (dados de notas fiscais): arquivo obrigatório em que devem constar as informações das notas fiscais emitidas pelo embarcador para que a transportadora possa preparar o transporte;
• CONEMB (conhecimentos embarcados): neste arquivo, que é obrigatório, precisam ser informados os dados dos conhecimentos de transporte eletrônicos (CT-e) embarcados, para que o embarcador fique ciente sobre a operação de transporte;
• OCOREN (ocorrências de entrega): arquivo no qual a transportadora informa ao seu cliente o status da mercadoria e a situação de entrega. É de emissão condicional;
• DOCCOB (documento de cobrança): arquivo gerado pela transportadora no qual são informadas as faturas de cobrança para o embarcador. De emissão não obrigatória, é utilizado como uma forma de cobrança dos serviços de transporte prestados;
• PREFAT (pré-fatura dos serviços): arquivo gerado pelo embarcador que contém a lista de documentos que podem ser faturados pela transportadora, como romaneios e CT-e.

É importante que fique claro que esses arquivos são referentes ao padrão EDI Proceda e contemplam as necessidades do segmento de transporte e logística. A tecnologia EDI, em si, pode ser usada nos mais diferentes processos, como para a indústria fazer o pedido de matéria-prima direto no sistema do fornecedor ou para a empresa fazer o registro de um boleto de cobrança no sistema da instituição bancária.

Importância do EDI Proceda para as empresas

No formato manual, os arquivos são digitados e enviados por e-mail ou impressos e despachados por malote. O problema é que, além de trabalhoso, esse modelo favorece o erro, o que pode custar caro à transportadora e ao embarcador, como é o caso de uma informação errada inserida na nota fiscal.

Dessa forma, o EDI Proceda torna o processo muito mais seguro e confiável, pois reduz drasticamente a possibilidade de falha humana no trato das informações. Sem contar, claro, com o fato de que esses arquivos são guardados de maneira muito mais eficiente, na nuvem ou em um datacenter, na maioria dos casos com direito a backup.

Além de mais seguro, o processo de troca de arquivos fica também mais ágil, já que os documentos não precisam ser digitados e convertidos para a leitura. Eles chegam prontos nos sistemas de gestão, esperando apenas o acompanhamento dos gestores responsáveis. Assim, aumenta também a produtividade das empresas.

As transportadoras e os embarcadores passam a ficar mais integrados, com uma comunicação muito mais eficiente. Por consequência, isso ainda favorece uma melhora significativa no nível de serviço desse processo, pois há muito mais qualidade nas informações que circulam entre os elos da cadeia de suprimentos.

Com isso, ganham as empresas, mas também o cliente final, que pode ter uma garantia a mais de que o produto estará disponível para ele. Isso porque o atraso no transporte devido a um problema na troca de informações pode causar atraso na produção, mão de obra parada e, até mesmo, a falta de um produto na prateleira.

E você pode contar com a APR Tecnologia também para usar o EDI Proceda. A solução EmiteFácil está totalmente adaptada ao padrão, possibilitando a troca de documentos normatizados entre os sistemas de informática da sua empresa, sem falhas na comunicação. Entre em contato conosco e venha conhecer mais essa ferramenta capaz de ajudar você a fazer uma gestão ainda mais eficiente da sua transportadora.

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